대한도시가스(대표 조민래)가 지난 2월부터 전자문서 이미지 관리시스템을 운영하고 있다. 전자문서 이미지 관리시스템은 종이문서를 스캔해 전자문서로 변환하고 변환된 전자문서로부터 데이터를 추출, 데이터베이스화 한 후 기존에 사용하고 있는 시스템과 연동시킴으로써 사용자의 편의와 업무 효율성을 증대시키는 시스템이다. 그동안 사용계약서, 요금 경감 신청서 등 매년 발생하는 37만장의 종이문서의 정보를 일일이 수작업으로 시스템에 입력하고 문서는 별도로 본사에서 보관했었다. 또 고객센터에서 발생하는 문서들을 본사에서 보관하다 보니 원본문서를 확인해야 할 경우 신속한 검색이 어려워 고객들의 요구나 클레임에 대한 대응이 곤란할 뿐만 아니라 문서에 대한 보관 및 보안에도 많은 비용과 시간이 투입되는 문제점이 있었다. 하지만 전자문서 이미지 관리 시스템을 통해 정확한 고객정보를 활용함으로써 효율적인 업무처리가 가능해지고 문서 보관 등에 지출되는 유ㆍ무형의 비용도 절약할 수 있게 됐다. 신속한 업무처리뿐만 아니라 고객정보를 보다 철저하게 보호하는 등 고객서비스를 제고할 수 있게 됐다는 데 시스템 도입의 의미가 있다. 회사 관계자는 “전자문서 이미지 관리 시스템 도입으로 원본문서에 대한 신속한 조회가 가능해져 민원 발생 시 즉각 응대할 수 있게 돼 고객들의 만족도가 향상되고 있다”며 “그동안 수작업으로 입력하면서 발생되는 고객센터 직원들의 불편함과 오류가 줄었다”고 말했다.